L’automatisation est partout.
Chaque semaine, un nouvel outil promet de vous faire gagner plusieurs heures. L’intelligence artificielle. Les workflows. Les connecteurs. Les scripts. Les plateformes no-code. À écouter certains discours, il suffirait d’automatiser quelques tâches pour résoudre tous les problèmes d’organisation.
Pourtant, dans beaucoup d’e-commerces, la réalité est bien différente.
Les équipes gagnent parfois quelques minutes. Mais, les erreurs continuent. Les exceptions se multiplient. Les collaborateurs passent toujours autant de temps à gérer les imprévus.
Et quelques mois plus tard, il faut déjà revoir ce qui avait été mis en place.
Pourquoi ?
Parce que l’on cherche souvent à automatiser un fonctionnement qui pourrait d’abord être optimisé.
Pourquoi cette question se pose dans de nombreux e-commerces
À mesure que l’activité grandit, les tâches répétitives deviennent plus nombreuses :
- Suivre les commandes.
- Contrôler les expéditions.
- Mettre à jour les tableaux de bord.
- Centraliser les données.
- Répondre aux demandes récurrentes.
Le premier réflexe est alors de chercher un outil capable d’automatiser ces opérations. C’est logique.
Mais avant de se demander comment automatiser, une autre question mérite d’être posée.
Le processus actuel est-il déjà le plus simple possible ?
Car automatiser une mauvaise organisation ne la rend pas meilleure. Elle la rend simplement… plus rapide.
Optimiser ou automatiser : un exemple concret
J’ai récemment accompagné un e-commerce confronté à une tâche devenue tellement habituelle que plus personne ne la remettait en question.
Chaque matin, une personne récupérait les fichiers de commandes compilant les ventes réalisées via les différents canaux.
Les informations étaient ensuite reprises manuellement dans un tableau de suivi des ventes par article.
Cette opération représentait entre 15 et 20 minutes chaque jour ouvré.
Le premier réflexe aurait pu être de développer immédiatement une automatisation.
Nous avons pourtant commencé par une autre étape : observer le fonctionnement existant. Une fois le processus simplifié, un script Google Apps Script a été mis en place. Le résultat a été immédiat.
Le suivi quotidien est passé à moins de deux minutes par jour.
Ce collaborateur a donc pu consacrer ce temps à des missions à plus forte valeur ajoutée. Mais, le bénéfice n’est pas seulement le temps gagné. En effet, réduire le temps passé sur une tâche permet aussi à l’entreprise d’augmenter sa rentabilité. Cela peut paraître anecdotique à l’échelle d’une seule tâche, quoique sur un an, cela représente un gain de presque 2 semaines de travail, soit presque 10 jours de 7 heures pour une seule petite tâche récurrente ! Imaginez le gain de productivité sur l’ensemble d’un service voire de toute votre entreprise. Cerise sur la gâteau : le risque d’erreur humaine a pratiquement disparu. Les données sont devenues plus fiables.
Optimiser avant d’automatiser permet d’obtenir de meilleurs résultats
Cette intervention illustre une erreur très fréquente.
Beaucoup d’entreprises pensent qu’elles ont un problème d’automatisation. En réalité, elles ont souvent un problème d’organisation.
Avant d’automatiser, il est souvent possible de :
- supprimer des étapes inutiles,
- éviter les doubles saisies,
- clarifier les responsabilités,
- harmoniser les données,
- simplifier les circuits de validation.
Une fois ces ajustements réalisés, l’automatisation devient beaucoup plus simple à mettre en œuvre.
Et surtout, beaucoup plus fiable.
Les erreurs les plus fréquentes avant d’automatiser
Certaines erreurs reviennent régulièrement.
1. Automatiser un processus qui fonctionne déjà mal.
Les inefficacités sont toujours présentes. Elles s’exécutent simplement plus vite.
2. Multiplier les outils.
Chaque nouvel outil répond à un besoin précis. Mais, sans vision d’ensemble, ils finissent par complexifier l’organisation.
3. Chercher une solution technique à un problème organisationnel.
Un logiciel ne remplacera jamais un processus clair. Lorsque les responsabilités sont floues ou que les données ne sont pas fiables, l’automatisation ne règle pas le problème.
Le rôle d’un Online Business Manager
En tant qu’Online Business Manager, mon rôle n’est pas de mettre en place des automatisations à tout prix.
Je commence toujours par analyser le fonctionnement de l’entreprise :
- Où perdez-vous du temps ?
- Quelles tâches n’apportent pas de valeur ?
- Qui fait quoi ?
- Quels processus pourraient être simplifiés ?
- Quels échanges pourraient être fluidifiés ?, etc.
Ce n’est qu’une fois cette phase réalisée que l’automatisation devient un véritable levier de performance.
L’objectif n’est pas d’ajouter de la technologie. L’objectif est de construire une organisation plus simple, plus fiable et plus efficace.
Automatiser accélère un processus. Elle ne corrige jamais un mauvais processus.
C’est probablement l’idée la plus importante de cet article.
L’automatisation est un formidable accélérateur. Mais, elle n’améliore pas un fonctionnement défaillant.
Avant d’investir dans un nouvel outil, prenez quelques minutes pour observer votre organisation :
- Cette tâche est-elle réellement utile ?
- Peut-elle être simplifiée ?
- Les informations sont-elles fiables ?
- Le processus est-il suffisamment stable pour être automatisé ?
Très souvent, les premiers gains de performance ne viennent pas d’un nouvel outil. Ils viennent d’une meilleure organisation. Et c’est seulement ensuite que l’automatisation révèle tout son potentiel.
Faut-il optimiser ou automatiser ? - Conclusion
L’automatisation est un excellent levier de performance, à condition d’intervenir au bon moment.
Optimiser un processus avant de l’automatiser permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les erreurs et de construire une organisation plus robuste.
En tant qu’Online Business Manager, j’accompagne les dirigeants de e-commerce dans cette démarche d’amélioration continue. Ensemble, nous identifions les tâches qui méritent d’être simplifiées, optimisées et/ou automatisées afin que votre organisation accompagne durablement votre croissance.
Si vous souhaitez prendre du recul sur vos processus et identifier les actions qui auront le plus d’impact, je vous propose un premier échange découverte de 30 minutes, sans engagement.